La signature électronique des devis

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Crédits Andreas Breitling, Pixabay
Crédits Andreas Breitling, Pixabay

L'objectif de Deskeen est de proposer aux gestionnaires d'entreprise un outil simple pour réaliser des devis, commandes et factures facilement et dans les meilleures conditions.

La réalisation des devis est une étape importante et permet de communiquer le prix des produits et services au client. Un devis n'est pas toujours obligatoire mais permet de s'assurer que le client a pris connaissance des tarifs et conditions, et qu'il les accepte formellement.

Pour donner son accord, le client peut signer le devis de façon traditionnelle, en ajoutant sa signature sur le devis papier. Mais cette solution n'est pas toujours adaptée car elle nécessite d'envoyer le devis papier par courrier, ou de se rendre chez le client en personne.

La technologie et l'évolution récente de la législation nous permettent de proposer une solution alternative.

La signature électronique

La signature électronique, tout comme la signature manuscrite, permet à une personne de signifier son accord par rapport au contenu d'un document.

Contrairement à la signature traditionnelle, la signature électronique ne correspond pas à l'écriture personnalisée du nom du signataire mais à un ensemble de documents informatiques qui permettent d'authentifier le signataire, de s'assurer de son intention de signer et de garantir l'intégrité du document signé.

La législation1 défini plusieurs niveaux de signatures électroniques:

  • La signature électronique
  • La signature électronique avancée
  • La signature électronique qualifiée

Chaque niveau permet apporte une garantie supplémentaire et permet d'authentifier le signataire de façon plus stricte.

La signature électronique classique est le niveau de signature le plus utilisé.

Elle peut être réalisée en notant simplement son nom en bas d'un document, ou en ajoutant une copie numérisée de sa signature manuscrite, bien que ces deux méthodes n'aient qu'une valeur légale faible.

Elle peut aussi être utilisée en procédant au préalable à des vérifications sur l'identité du signataire et ainsi augmenter la valeur de la signature.

La législation ne précise pas de mécanismes spécifiques mais on retrouve généralement: l'envoi d'un e-mail sur l'adresse du signataire, l'envoi un SMS sur le téléphone du signataire ou l'ajout d'une copie de la pièce d'identité par le signataire.

La signature électronique avancée et qualifiée utilisent des mécanismes cryptographiques avancés qui permettent d'authentifier le signataire de façon précise. Elles apportent de fortes garanties et sont utilisées uniquement pour des documents de forte valeur car elles nécessitent l'utilisation de matériels certifiés et coûteux.

Tous les types de signatures électroniques sont recevables par les tribunaux, mais leur valeur dépendra du type de signature et des mécanismes utilisés.2

Signer électroniquement les devis

Deskeen s'est associé avec une entreprise certifiée3 pour proposer un mécanisme de signature électronique fiable à ses clients et leur permettre de faire signer facilement leurs devis, tout en gardant un niveau de garantie élevé.

Le mécanisme est le suivant:

  • Le devis est envoyé au signataire à l'aide d'un e-mail certifié4.
  • Le signataire prend connaissance du devis et l'accepte.
  • Un SMS certifié5 contenant un code de sécurité est envoyé au signataire.
  • Le signataire saisi le code de sécurité reçu et valide le devis.

Lorsque ces étapes sont correctement réalisées, un dossier de preuves est constitué. Ce dossier comporte tous les détails techniques permettant de prouver que la signature a bien été réalisée par le signataire et pourra être utilisé si un litige intervient avec le client.

Pour réaliser sa première signature électronique, et en savoir plus sur le dossier de preuves, suivez le guide.

1La signature électronique est définie dans la réglementation européenne N°910/2014 du 23 juillet 2014, appelée eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services traduit par Identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques), et dans la législation française dans la loi N°2000-230 du 13 mars 2000

2Bien que tous les niveaux de signatures électroniques soient recevables par la justice, seule la signature électronique qualifiée à la valeur d'une signature manuscrite. Article 25, eIDAS.

3Une entreprise certifiée est une entreprise dite de confiance, dont les systèmes informatiques ont été audités par des organismes homologués et sont conformes à la législation. Chaque état de l'Union Européenne a l'obligation de publier une liste d'entreprises de confiance Article 22, eIDAS. La liste des entreprises de confiance de tous les pays de l'Union Européenne est disponible ici.

4Un e-mail certifié est un e-mail envoyé par une entreprise certifiée et dont les preuves d'envoi et de livraison sont conservées et ajoutées au dossier de preuves de la signature électronique.

5Un SMS certifiée est un SMS envoyé par une entreprise certifiée et dont les preuves d'envoi sont conservées et ajoutées au dossier de preuves de la signature électronique.