Signature électronique des devis
Le concept des signatures électroniques et son fonctionnement sont présentés dans cet article.
Envoyer une demande de signature électronique au client
Pour envoyer une demande signature électronique au client:
- Ouvrez le devis que vous souhaitez envoyer au client pour signature.
- Affichez l'onglet Signature du devis et cliquez sur Envoyer une demande de signature électronique au client.
- Saisissez les coordonnées du signataire. Si le client correspond à une entreprise, il s'agit du gérant de l'entreprise. Si le client correspond à une personne physique, le signataire doit être la même personne que le client du devis. Dans tous les cas, il est obligatoire de saisir le nom, prénom, numéro de téléphone et adresse e-mail du signataire.
- Prenez connaissance du tarif de la signature électronique et assurez-vous d'avoir assez de fonds sur votre porte-monnaie électronique. Si ce n'est pas le cas, rechargez votre porte-monnaie électronique. Il est aussi important de noter que le coût de la signature électronique n'est pas remboursé dans le cas où le signataire ne signe pas le devis ou s'il saisit trois codes de sécurité erronés.
- Cliquez sur Envoyer.
Déroulement de la signature électronique
Lorsqu'une demande de signature électronique est réalisée dans Deskeen, une requête similaire est envoyée au partenaire choisi par Deskeen. Ce partenaire est une société certifiée ce qui permet d'apporter une garantie supplémentaire à la signature électronique.
Lorsque le partenaire reçoit une demande de signataire électronique, un e-mail est envoyé au signataire pour lui notifier qu'un devis est disponible.
Le signataire dispose alors de 7 jours pour consulter et valider le devis.
Lorsque le signataire est d'accord avec le contenu du devis, il peut l'accepter.
Un SMS contenant un code de sécurité lui est alors envoyé. Ce code doit être saisi et validé.
Lorsque le bon code est fourni, le devis est considéré comme signé par le signataire.
Un e-mail vous est alors envoyé pour vous notifier de la signature d'un devis, et les preuves de la signature électronique sont ajoutés à vos documents.
Comprendre le dossier de preuves d'une signature électronique
Lorsqu'une signature électronique est réalisée, un dossier de preuve est ajouté à vos documents. Il contient le devis signé par le client, et toutes les informations techniques permettant de justifier le fait que le signataire a bien signé.
Les informations techniques concernent:
- Les informations relatives au navigateur du signataire et à la connexion Internet du signataire, lorsque celui-ci à consulter le devis.
- Les informations relatives à l'envoi de l'email au signataire lui signifiant la disponibilité d'un devis à signé: Expéditeur de l'email, E-mail du destinataire, Date et heure de l'envoi, Objet et contenu de l'email, ainsi que tous les détails techniques liés à l'acheminement de l'email.
- Les informations relatives à l'envoi du SMS contenant le code de sécurité: Numéro de téléphone de l'expéditeur, Numéro de téléphone du signataire, Date et heure de l'expédition et de la réception, et contenu du message.
Ces informations sont utiles pour prouver que le signataire a effectivement signé le devis si un litige intervient.
Questions fréquentes
Pourquoi la signature électronique est-elle payante
La signature électronique n'est pas réalisée par Deskeen mais par une entreprise tierce certifiée, dite de confiance, par les autorités. Elle permet d'apporter une garantie supplémentaire à la signature électronique.
Le coût de la signature est de quelques euros. Ce montant n'est pas élevé comparé aux coûts d'une signature traditionnelle, c'est à dire: l'impression papier du devis, l'envoi du devis par courrier (recommandé?), ou le déplacement vers le domicile du client.