Fonctionnement des dossiers

Un dossier permet de regrouper les éléments qui traitent d'un même sujet. Un dossier peut représenter un chantier, une intervention ou une mission.

Un dossier est composé de:

• Devis, commandes et factures.
• Événements comme des rendez-vous ou des réunions.
• Dépenses comme des frais de déplacement ou l'achat de produits ou services.
• Fichiers comme des rapports ou des plans.
• Intervenants correspondant aux personnes jouant un rôle particulier comme des sous-traitants ou des partenaires.
• Activités détaillant le temps passé à travailler sur la réalisation des commandes.
• Discussions correspondant aux messages échangés entre les collaborateurs de la société, le client et les intervenants.

Accès au dossier

Les collaborateurs de l'entreprise peuvent accéder à tous les dossiers et les modifier sans restriction.

Les clients peuvent accéder uniquement aux dossiers qui leurs sont attitrés

Les clients peuvent réaliser les opérations suivantes:

• Accéder à leurs devis, commandes et factures.
• Consulter les dépenses qui leurs sont facturées et télécharger les justificatifs.
• Consulter le nom des intervenants.
• Consulter les événements et accéder au calendrier.
• Consulter le détail des activités.
• Échanger avec les autres acteurs du dossier.
• Déposer de nouveaux documents et télécharger les documents existants.
• Personnaliser la référence client de leurs dossiers.

Si le client du dossier est une entreprise, toutes les personnes appartenant à l'entreprise auront accès au dossier de l'entreprise.

Si le client du dossier est une personne, elle-seule aura accès.

Enfin, les intervenants peuvent aussi accéder aux dossiers. Ils peuvent réaliser les mêmes actions que les clients mais ne peuvent pas accéder aux devis, commandes et factures.

Création de nouveaux dossiers

Des dossiers peuvent être ajoutés pour tous les clients.

Vos clients peuvent également ajouter de nouveaux dossiers, si vous leur en donnez la permission.

Clôture des dossiers

Lorsqu'un dossier est considéré comme terminé, il peut être clôturé. Les éléments du dossier resteront consultables mais ne pourront alors plus être modifiés.

Notifications

Lorsqu'un document, un message ou un événement est ajouté au dossier, une notification est envoyée par e-mail aux autres acteurs du dossier.