Envoyer un courrier type à ses contacts

Un courrier type peut être envoyé à une partie ou l'ensemble de vos clients et prospects.

Pour réaliser ce courrier type, on utilise une technique appelée Publipostage.

Cette technique consiste à préparer un modèle de courrier qui contient des balises à la place des informations des destinataires. Ces balises sont ensuite remplacées automatiquement avec le nom, prénom, adresse, etc des destinataires lors de l'impression.

Par exemple:

#PRENOM# #NOM#
#ADRESSE#
#CODE_POSTAL# #VILLE#

Bonjour #PRENOM#,

Nous vous invitons [...]

Cette technique peut aussi être utilisée pour imprimer les coordonnées de vos contacts sur des enveloppes, dans le cas où vous souhaitez envoyer un document identique à vos contacts.

Exporter les informations des contacts

Dans un premier temps, il est nécéssaire d'exporter les coordonnées des contacts de l'application et de les enregistrer dans un fichier sur votre ordinateur. Ces informations seront injectées dans le modèle par la suite.

Réaliser un modèle de publipostage

Un modèle de courrier peut être réalisé à l'aide d'un logiciel de traitement de texte comme Microsoft Word (payant) ou LibreOffice Writer (gratuit).

Réaliser un modèle avec Microsoft Word

  1. Ouvrez un nouveau document Microsoft Word puis affichez l'onglet Publipostage.

  2. Sélectionnez le type de modèle que vous souhaitez préparer en cliquant sur Démarrer la fusion et le publipostage puis sur Lettres ou Enveloppes.

  3. Injectez les informations enregistrées précécemment en cliquant sur Sélection des destinataires puis sur Utiliser une liste existante. Sélectionnez le fichier enregistré précédemment. Une nouvelle fenêtre s'affiche, cliquez OK.

  4. Préparez votre modèle comme vous le feriez habituellement, et ajoutez des balises en cliquant sur Insérer un champ de fusion.

  5. Une fois le modèle terminé, vous avez la possibilité d'afficher le résultat final (c'est à dire lorsque les balises sont remplacées par les vraies informations) en cliquant sur Aperçu des résultats. Les flèches vous permettent de naviguer d'un contact à l'autre.

  6. Lorsque les vérifications ont été réalisées, vous pouvez imprimer le résultat en cliquant sur Terminer et fusionner puis sur Imprimer les documents. Le modèle sera imprimé en autant d'exemplaires que vous avez de contacts. Vous pouvez cependnant choisir d'imprimer uniquement le premier contact pour vous assurer que tout est correct.

Dernière modification le par Morgan Schmiedt