Fonctionnement des commandes
Une commande représente un engagement mutuel avec votre client. Vous fournissez les produits et services selon des conditions que vous avez mutuellement acceptées et le client accepte de les recevoir en échange du règlement.
Les conditions sont habituellement mises par écrit et définies dans un devis bien que cela ne soit pas obligatoire.
Création d'une commande
Une commande peut être crée à partir d'un devis ou peut être créée manuellement.
Lorsqu'une commande est créée à partir d'un devis, les conditions et les articles du devis sont transférés. De nouveaux articles peuvent cependant être ajoutés et les articles importés du devis peuvent être modifiés ou supprimés.
Lorqu'une commande est créée directement, les conditions sont initialisées de la même façon que celle des devis et les articles doivent être ajoutés manuellement.
Paramétrage des commandes
Avant de créer votre commande, les conditions générales de votre entreprise devraient être ajoutées.
Vous pouvez aussi personnaliser l'apparence de vos commandes si vous souhaitez ajouter le logo de votre entreprise ou modifier la disposition des éléments.
Préparation d'une commande
Avant de communiquer la commande au client, vous devriez:
- Ajoutez des articles à la commande en les saisissant manuellement ou en les important depuis votre catalogue.
- Ajoutez des activités et des dépenses si vous souhaitez les facturer au client.
- Vérifier le nom et l'adresse du client et les modifier si nécessaire.
- Vérifier les conditions de la commande et modifier les si nécessaire.
- Ajouter un commentaire si vous souhaitez apporter des informations ou des conditions supplémentaires.
- Vérifier le rendu papier.
Générer un bon de livraison
Lorsque la commande est prête et que vous souhaitez, soit livrer le matériel à votre client, soit réaliser la prestation chez votre client, vous pouvez créer un bon de livraison et le faire signer par votre client.
Facturation des articles d'une commande
Une fois les produits livrés et les services réalisés, des factures peuvent être créées pour demander le paiement.
Communiquer la commande au client
Un compte peut être créé pour chacun de vos clients pour leur permettre d'accéder à l'application et de consulter leurs commandes.
Les commandes peuvent aussi être téléchargées et envoyées au client de façon traditionnelle.
Clôture de la commande
Lorsque tous les articles d'une commande sont facturés, la commande est automatiquement clôturée.
La commande peut toutefois être clôturée prématurément si certains articles ne sont pas facturés.