Fonctionement des devis
Un devis permet de communiquer le prix de vos produits et services à vos clients. Il n'est pas obligatoire mais vous apporte la garantie que votre client accepte vos conditions.
Paramétrage des devis
Avant de créer votre devis, les conditions générales de votre entreprise devraient être ajoutées.
D'autres paramètres peuvent aussi être personnalisés pour permettre à l'application de préparer des devis adaptés à votre situation. Vous pouvez ainsi:
- Définir le taux de TVA que vous utilisez le plus souvent.
- Personnaliser les conditions de paiement.
- Choisir la durée de validité initiale des devis.
Vous pouvez aussi personnaliser l'apparence de vos devis si vous souhaitez ajouter le logo de votre entreprise ou modifier la disposition des éléments.
Enfin, vous pouvez choisir d'ajouter automatiquement certains articles aux devis, dans le cas où vous facturez certaines prestations de façon systématique.
Création d'un devis
Des devis peuvent être créés pour tous vos clients.
Lorsqu'un devis est créé, les informations du devis sont préparées:
- Le numéro du devis est généré automatiquement. Il s'agit d'un nombre incrémental unique qui ne peut être modifié.
- La date de validité du devis est calculée à partir de la date du jour et de la durée de validité que vous avez indiquée dans vos paramètres.
- Les conditions de paiement sont initialisées, soit, à partir des conditions de paiement du client si vous en avez précisé, soit, à partir des conditions de paiement que vous avez définies dans les paramètres de votre entreprise.
Création d'un devis à partir d'un devis existant
Un devis peut aussi être créé à partir d'un devis existant, si vous souhaitez créé un devis similaire ou identique.
Préparation d'un devis
Avant de communiquer le devis à votre client, vous devriez:
- Ajouter des articles en les saisissant manuellement ou en les important depuis votre catalogue.
- Vérifier le nom et l'adresse du client et les modifier si nécessaire.
- Vérifier les conditions du devis et les modifier si nécessaire.
- Ajouter un commentaire si vous souhaitez apporter des informations ou des conditions supplémentaires.
- Vérifier le rendu papier.
Communiquer le devis au client
Le devis peut être envoyé par e-mail au client.
Le devis peut aussi être téléchargé et imprimé pour être envoyé au client de façon traditionnelle.
Signature d'un devis
Le devis papier peut être signé par le client de façon manuscrite.
Il peut aussi être signé à l'aide d'une signature électronique.
Validation d'un devis et préparation de la commande
Si le devis est signé de façon manuscrite, le devis peut être manuellement validé.
Si le devis est signé électroniquement par le client, le devis est automatiquement validé lors de la signature.
Dans les deux cas, une commande est créée avec les mêmes informations que le devis.
Refus, clôture et suppression des devis
Lorsque votre client refuse les conditions de votre devis, vous pouvez le clôturer si vous souhaitez le garder dans vos archives, ou le supprimer si vous ne souhaitez pas le conserver.
Avantages des dossiers
Chaque devis peut être intégré à un dossier, ou non, qu'il soit signé ou non.
En intégrant des devis dans un dossier, cela permet de:
- Retrouver facilement les devis, commandes, et factures qui traitent d'un même sujet.
- Visualiser facilement les autres éléments du dossier comme les dépenses, les activités, les événements ou les documents.
- Analyser facilement la situation financière du dossier.